Produktivita práce: Na ktorú časť dňa si naplánovať najnáročnejšie úlohy?

Zdá sa vám, že počas dňa nepracujete dostatočne efektívne, odbiehate k nepodstatným činnostiam, produktivita práce klesá a neviete sa dobre sústrediť na dôležité úlohy?

Príčinou môže byť to, že svoje plány nemáte zladené s biorytmom, respektíve, naladením mozgu. Ten totiž nepracuje od rána do večera rovnako. Vedci skúmali, v ktorých časoch je najproduktívnejší a naopak, kedy je jeho výkonnosť nižšia.

Súvislosť s hormónmi

Ľudské telo je do veľkej miery ovplyvňované hormónmi. Po zobudení narastá hladina stresového hormónu – kortizolu. To však nie je na škodu. Jeho úlohou je totiž maximalizovať pozornosť mozgu a zvýšiť aktivitu jednotlivých sústav v organizme.

V praxi to znamená, že približne po pol hodine od zobudenia je telo pripravené podávať svoj najlepší výkon. Práve tento čas je dobré využiť na rôzne fyzicky alebo psychicky namáhavé aktivity.

Ktorá časť dňa je najproduktívnejšia?

Na túto otázku neexistuje jednoznačná odpoveď. Hoci pre mnohých je to čas medzi 7:00 a 12:00 hodinou, neplatí to rovnako pre všetkých. Dôvodom je, že každý z nás sa riadi iným cirkadiálnym rytmom. Ten určuje, kedy sme aktívnejší, dokážeme sa lepšie sústrediť a naopak, kedy naša energia klesá. Podľa toho môžeme ľudí zaradiť do tzv. chronotypov.

Základné chronotypy: ranné vtáča a nočná sova

Mozgy týchto skupín ľudí sa riadia odlišnými biorytmami.

Ranné vtáčatá sú najproduktívnejšie dopoludnia, popoludní sa efektivita ich práce postupne znižuje. Tomuto typu vyhovuje tradičná pracovná doba.

Nočné sovy sa ráno prebúdzajú ťažšie a dosahujú najvyššiu produktivitu práce ku koncu dňa, teda v poobedných až večerných hodinách. Niektoré štúdie naznačujú, že nočné sovy sú kreatívnejšie.

Existujú aj ďalšie chronotypy?

Je možné všetkých ľudí rozdeliť do dvoch skupín? Štúdia z roku 2020 skúmala rozdiely v biorytmoch takmer 2 300 účastníkov. Na základe výsledkov vedci okrem ranného vtáčaťa (ranný typ) a nočnej sovy (večerný typ) identifikovali ďalšie 4 chronotypy.

• Typ aktívny počas dňa – po prebudení má nízku hladinu energie, ktorá postupne rastie, dosahuje vrchol v strede dňa a následne opäť klesá.
• Typ ospalý počas dňa – je aktívny hneď ráno, uprostred dňa mu energia klesá a opäť rastie večer.
• Vysoko aktívny typ – sa vyznačuje vysokou aktivitou počas celého dňa.
• Stredne aktívny typ – má počas celého dňa nízku hladinu energie.

Spoznajte svoj biorytmus

Skúste si na sebe spraviť jednoduchý pokus. Jeden deň doobedie venujte najnáročnejším úlohám, ktoré si vyžadujú vašu maximálnu pozornosť a na poobedie si nechajte jednoduchšie aktivity. Na druhý deň poradie vymeňte. Zrejme sami ľahko pocítite, v ktorých časoch sa vám pracovalo lepšie a v ktorých ste nedokázali podať najlepší výkon.

Aký chronotyp sú prekladatelia?

Pred časom sme robili menší prieskum aj medzi našimi prekladateľmi. Pýtali sme sa ich, kedy najradšej pracujú. Odpovede sme získali od takmer stovky prekladateľov.

Zistili sme, že štvrtina z nich sú ranné vtáčatá. Ďalšiu štvrtinu tvorili nočné sovy. Veľká časť ostatných prekladateľov uviedla, že prekladajú kedykoľvek, keď majú čas.

Ako si rozvrhnúť aktivity počas dňa?

Keď poznáte svoj biorytmus, aktivity počas dňa si rozvrhnete jednoducho. Pripravte si zoznam úloh, ktoré vás čakajú.

Úlohy v zozname si rozdeľte podľa náročnosti na dve alebo tri skupiny. Medzi najnamáhavejšie zaraďte tie, ktoré si vyžadujú vašu stopercentnú pozornosť, musíte pri nich veľa uvažovať a závisí od nich vaše živobytie. V harmonograme dňa si ich naplánujte na čas, keď je vaša produktivita práce najvyššia.

K menej náročným aktivitám obvykle patria opakujúce sa monotónne činnosti – vystavovanie faktúr, riešenie drobnej administratívy, nákupy či domáce práce. Pri týchto úlohách zrejme nepotrebujete veľa energie a môžete ich robiť takpovediac kedykoľvek. Preto je vhodné pustiť sa do nich, keď je vaša produktivita nižšia.

Tip: Ak si chcete zachovať čo najvyššiu produktivitu počas celého dňa, robte si pravidelné prestávky, na 5 – 10 minút. Tie však nevyužívajte na prokrastináciu. Doprajte si počas nich nenáročné cvičenie, napite sa a najedzte. Takéto krátke „dobitia bateriek“ dokážu významne zlepšiť vašu efektivitu práce.

Ako sa sústrediť na prácu?

Ak máte fixný pracovný čas alebo vás tlačia „deadliny“, pravdepodobne sa nevyhnete pracovaniu v čase, keď vaša produktivita nie je optimálna. Čo môžete spraviť pre to, aby ste sa dokázali plnohodnotne sústrediť?

Obmedzte rušivé vplyvy

Na telefóne si vypnite zvuk a dajte ho ďalej od seba. Nebudete tak mať potrebu strácať čas kontrolovaním nových správ alebo prokrastináciou na sociálnych sieťach. Vytvorte si pracovné prostredie, v ktorom vás nebudú rušiť kolegovia či členovia rodiny.

Ak patríte medzi ľudí, ktorí sú mimoriadne citliví na rôzne vonkajšie rušivé vplyvy, otočte si svoj pracovný stôl tak, aby ste sa nepozerali von oknom. Zo svojej blízkosti odstráňte tiež všetky zbytočné predmety. Čím menej vecí budete mať okolo seba, tým lepšie sa budete vedieť sústrediť na prácu.

Vyhýbajte sa multitaskingu

Robiť 3 veci naraz sa z hľadiska efektivity a sústredenia nevypláca. Podľa niektorých výskumov dokáže multitasking zhoršiť produktivitu práce až o 40 %. Naopak, pokiaľ budete celú svoju pozornosť venovať len jednej činnosti, k výsledku sa dopracujete oveľa rýchlejšie. Nehovoriac o tom, že aj kvalita výstupov bude lepšia.

Praktický tip: Veľkým žrútom času sú veľakrát e-maily. Ak chcete pracovať efektívne, vybavujte ich všetky naraz, v jednom konkrétnom čase. Vyhýbajte sa čítaniu a odpovedaniu na správy popri tom, ako robíte inú prácu.

Plánujte

Úlohy si strategicky rozdeľte a naplánujte na konkrétne časy v priebehu dňa. Na nič tak nezabudnete a budete mať čistú hlavu, keďže sa vám v mysli nebudú víriť všetky povinnosti, ktorým musíte venovať pozornosť. To sa naplno odrazí aj na vašej sústredenosti.

Aplikácie pre lepšie sústredenie na prácu

K vyššej produktivite práce a lepšiemu sústredeniu môžu prispieť aj moderné aplikácie. Prinášame vám krátky výber tých najpraktickejších, ktoré vám pomôžu eliminovať prokrastináciu, jednoducho plánovať aktivity a pracovať efektívnejšie.

Forest

Táto populárna aplikácia je dostupná pre smartfóny s operačným systémom iOS a Android. Funguje na jednoduchom princípe. Nastavíte čas, v priebehu ktorého sa potrebujete sústrediť na nejakú činnosť a v appke následne začne pomaly vyrastať strom. Ak ju vypnete, aby ste si pozreli sociálne siete alebo e-mail, tento strom umrie. Takýmto hravým spôsobom vás bude odrádzať od zbytočnej prokrastinácie.

Aplikácia Forest vám naviac zobrazí štatistiky, ako ste trávili svoj čas v priebehu dňa. Môžete tak na základe nej jednoducho optimalizovať svoj harmonogram, aby ste pracovali efektívnejšie.

Todoist

Aplikácia Todoist dostupná pre smartfóny s operačným systémom Android a iOS, ale aj cez prehliadač, vám umožní v priebehu niekoľkých sekúnd plánovať činnosti a nastavovať upozornenia. Okrem toho si v nej môžete vytvárať zdieľané úlohy, ku ktorým budú mať prístup aj kolegovia. Na nič tak nezabudnete a svoj čas budete mať perfektne zorganizovaný. Samozrejmosťou sú prehľadné štatistiky.

Tide

Vedeli ste, že k lepšiemu sústredeniu môžu prispieť aj zvuky prírody či niektoré melódie? Ak chcete zistiť, či budú mať pozitívny dopad aj na vás, vyskúšajte si aplikáciu Tide dostupnú pre zariadenia s operačnými systémami Android a iOS. Keď si v nej zvolíte možnosť „sústredenie“, začne generovať jemné melódie, ktoré by vám mali pomôcť pracovať produktívnejšie.

Nástroje Google

Staré známe nástroje Google Keep a Google Drive vám ušetria veľa času tým, že svoje dokumenty, zoznamy či poznámky môžete jednoducho zdieľať s inými ľuďmi a máte k nim prístup z viacerých zariadení. Budete tak pracovať produktívnejšie a dokážete sa naplno sústrediť na dôležité veci.

Obľúbené Google aplikácie si viete nainštalovať do svojho smartfónu a dostupné sú tiež cez prehliadač.

Ako ste na tom vy? Patríte medzi ranné vtáčatá, nočné sovy alebo je váš biorytmus úplne odlišný? Napíšte nám do komentárov.