Emotikony v obchodnej komunikácii: Je vhodné používať ich?

Používate emotikony? Vedeli by ste si bez nich predstaviť online komunikáciu? Väčšina z nás ich pri komunikácii s rodinou či priateľmi používa úplne prirodzene.

Otázka však znie – do akej miery sú prípustné v business prostredí? Je vhodné používať ich v pracovných e-mailoch alebo by ste sa im mali radšej vyhýbať?

Emotikon ako vyjadrenie emócie

Emotikony dodávajú „chladnej“ textovej komunikácii istú dávku emócie. Pri písomnom styku nám chýba dôležitý prvok – neverbálne prejavy, ktoré nám pomáhajú pochopiť komunikovanú informáciu.

A práve túto neverbálnu súčasť komunikácie do istej miery nahrádzajú emotikony. Adresátovi pomáhajú jednoduchšie interpretovať skutočný význam správy, čím znižujú riziko nedorozumení. Teda nie sú len na okrasu, ale majú aj značný praktický význam.

Emotikony boli dlho vnímané ako niečo, čo patrí výlučne do súkromnej komunikácie. Ich používanie v e-mailoch bolo doslova tabu. Ako však ukazujú štúdie z posledných rokov, napríklad Adobe Emoji Trend Report, čoraz častejšie sa objavujú aj v pracovnom prostredí. V e-mailoch ich využíva až 61 % zamestnancov.

Ako používať emotikony v business komunikácii?

Napriek tomu, že emotikony sa dnes v business komunikácii využívajú čoraz častejšie, nie vždy sú vhodné. Ak ich používate nesprávne, hrozí, že si pokazíte reputáciu a v očiach adresáta budete pôsobiť menej profesionálne. Kedy sú vhodné a kedy nie?

Zrkadlenie komunikácie

Najjednoduchšia rada znie – ak začínate komunikovať s novým zákazníkom, obchodným partnerom alebo členom pracovného tímu, emotikony vo svojich prvých e-mailoch nepoužívajte. Počkajte si na to, ako bude daný človek formulovať odpovede a správy pre vás. Vy sa následne len naladíte na jeho vlnu.

Ak druhá strana používa pri e-mailovej komunikácii emotikony, je to pre vás znak, že ich môžete do správ zahrnúť aj vy. Budete tak pôsobiť priateľskejšie a s daným človekom si ľahšie vybudujete dobré vzťahy.

Naša rada: Ak váš kolega či obchodný partner nepoužíva v komunikácii emotikony, zbytočne s nimi neexperimentujte ani vy. Možno danému človeku vyhovuje vecná komunikácia a rôzne vysmiate tváričky pomedzi vety by na neho pôsobili rušivo.

Navodenie priateľskej atmosféry

Emotikony dokážu navodiť priateľskú komunikačnú atmosféru. Použiť ich môžete napríklad v prípade, že píšete uvítací e-mail novému kolegovi alebo partnerovi. Vždy však vopred zvážte, kto je adresátom.

Napríklad ak pracujete v marketingovej agentúre s uvoľnenou pracovnou atmosférou, kde si všetci tykáte, emotikonmi v e-mailoch pre kolegov zrejme nič nepokazíte, práve naopak. Avšak pokiaľ ste zamestnancom banky s prísne nastavenými pravidlami a píšete e-mail svojmu vedúcemu, emotikony pravdepodobne nebudú vhodné.

Praktický tip: Vždy sa zamyslite nad tým, či s adresátom máte alebo môžete mať priateľský vzťah. Ak nie a ide o čisto vecnú komunikáciu, napríklad s obchodným partnerom alebo nadriadeným, emotikony radšej nepoužívajte.

Riziká používania emotikonov

Aj keď zvyčajne emotikony zjednodušujú interpretáciu e-mailov či iných business správ, niekedy môžu mať aj opačný efekt.

Pozor na význam emotikonov

Nie každý emotikon má jednoznačný význam. Ľudia si ho môžu vysvetľovať po svojom, na základe toho, aké s ním majú dovtedajšie skúsenosti.

Preto neodporúčame ani nahrádzanie slov emotikonmi. Druhá strana nemusí pochopiť ich význam rovnako, ako ste zamýšľali. Navyše v rôznych aplikáciách sa emotikony zobrazujú odlišne. V niektorých dokonca nie sú podporované vôbec a v takom prípade namiesto emotikonu uvidí prijímateľ správy iba obdĺžnik, otáznik alebo písmeno „J“. Lúštiť hieroglyfy by ste predsa nechceli ani vy.

Emotikony a kompetentnosť

Staršie generácie ľudí stále nemusia emotikony v business komunikácii vnímať pozitívne. Človeka, ktorý ich posiela, často považujú za nekompetentného a neprofesionálneho. Práve preto si dávajte veľký pozor na to, do akých e-mailov ich vkladáte. Vyhnete sa tak poškodeniu svojho mena a strate dôvery.

Emojipedia – encyklopédia emotikonov

Na overenie významu emotikonov použite encyklopédiu emotikonov s názvom Emojipedia. Môžete v nej vyhľadávať emotikony podľa kľúčových slov alebo podľa typu (tváre, zvieratá, symboly a iné).

Ku každému emotikonu sa vám zobrazí jeho význam, podobné emotikony a tiež to, ako sa daný emotikon zobrazuje v rôznych aplikáciách a zariadeniach. Emotikon si môžete pohodlne skopírovať a vložiť, kam práve potrebujete.

Aby ste sa vyhli zbytočným nedorozumeniam, používajte len základné emotikony. Niektoré špecifické síce môžu vyzerať pekne, no majte na pamäti, že zariadenie adresáta ich nemusí správne prečítať.

A, samozrejme, platí staré známe – všetkého veľa škodí. „Smajlíky“ preto vždy používajte s mierou. 🙂