Elektronický úradný preklad – príručka pre prekladateľov

Žijeme v dobe technologického rozmachu a čoraz viac činností a administratívnych úkonov sa postupne presúva do elektronického priestoru. Výnimkou nie sú ani úradné preklady a prekladatelia tak musia na nové požiadavky reagovať. Pripravili sme si pre vás súhrn užitočných informácií, aby ste vedeli, čo vás pri poskytovaní elektronických úradných prekladov čaká a neminie.

Kompletnú príručku si môžete stiahnuť na konci článku. 

Čo potrebujete vedieť o elektronickom úradnom preklade?

Elektronický úradný preklad má rovnaké právne účinky ako „klasický“ tlačený úradný preklad.

Preklad zadávateľovi dodáte v elektronickej podobe, najčastejšie ako PDF súbor, prípadne vo forme podpisového kontajnera ASiC (.asice). V takejto podobe ho zadávateľ následne predloží danej inštitúcii.

Elektronické úradné preklady slúžia na zjednodušenie administratívnych úkonov na slovenských inštitúciách a v súčasnosti by ho mali uznávať všetky orgány verejnej moci, napríklad súdy, okresné úrady či miestne samosprávy.

Listinnú podobu elektronického úradného prekladu použiteľnú na právne účely je možné získať jeho zaručenou konverziou.

Aké náležitosti musí spĺňať elektronický úradný preklad?

Podobne ako tlačený úradný preklad, aj elektronický úradný preklad obsahuje titulnú stranu a prekladateľskú doložku. K elektronickému úradnému prekladu je potrebné pripojiť sken prekladaného dokumentu, resp. originálny elektronický dokument.

Zároveň, musí byť každý preklad opatrený:

• kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) s mandátnym certifikátom,
• časovou pečiatkou.

Mandátny certifikát – na čo slúži a ako si ho vybavíte?

Mandátny certifikát potvrdzuje špecifické právne postavenie úradného prekladateľa. Z tohto dôvodu nestačí preklad podpísať iba prostredníctvom bežného kvalifikovaného elektronického podpisu (KEP), ktorý prislúcha k občianskemu preukazu s čipom. Zjednodušene povedané, mandátny certifikát funguje ako „licencia“ na poskytovanie elektronických úradných prekladov.

Mandátny certifikát (oprávnenie č. 1049) vydávajú kvalifikovaní poskytovatelia dôveryhodných služieb, tzv. certifikačné (registračné) autority. Vybaviť si ho môžete iba osobne. Na vybranej pobočke poskytovateľa si vopred telefonicky dohodnete konkrétny termín. Na získanie certifikátu musíte predložiť výpis zo Zoznamu znalcov, tlmočníkov a prekladateľov (vybavíte ho na Ministerstve spravodlivosti) a dva doklady totožnosti.

Certifikát dostanete vo forme čipovej karty (SIM) alebo ako USB token. V prípade potreby vám certifikačná autorita poskytne aj zodpovedajúcu čítačku. Cena sa pohybuje okolo 65 – 85 EUR bez DPH (certifikát + čipová karta/USB + čítačka).

 

Nezabudnite na časové pečiatky

Certifikát má obmedzenú platnosť (spravidla jeden rok). Po uplynutí lehoty je potrebné platnosť predĺžiť a opäť uhradiť manipulačný poplatok (cca 30 EUR).

Okrem certifikátu je nutné zakúpiť si aj tzv. časovú pečiatku, ktorá sa musí pripojiť ku každému elektronicky vyhotovenému prekladu.

Služba časovej pečiatky poskytuje nezávislý a presný zdroj času zo servera akreditovanej certifikačnej autority. Podľa nej je jednoznačné, kedy bol preklad vyhotovený.

Informácie nájdete aj na tomto odkaze alebo na stránke Národného bezpečnostného úradu.

Aké sú softvérové požiadavky?

Na vyhotovenie elektronického úradného prekladu potrebujete mať nainštalovaný:

• ovládač pre čítačku čipových kariet,
• aplikáciu na elektronické podpisovanie dokumentov (na výber sú bezplatné aplikácie napr. QES, online služba od spoločnosti Disig alebo platené Disig Desktop Signer, I.CA Secom, QSign).

Aké výhody prinášajú elektronické úradné preklady?

1. Úspora času a nákladov.
Preklad nemusíte doručovať fyzicky/poštou alebo ho neskôr skenovať.

2. Rýchlosť doručenia.
Klient preklad dostane a môže ho použiť prakticky obratom po jeho vyhotovení.

3. Jednoduchšia a lacnejšia archivácia.
Preklad sa archivuje iba v elektronickej podobe.

4. Prekladané listiny sa nemusia overovať.
K prekladu stačí pripojiť naskenovanú kópiu.

5. Ekologické hľadisko.
Obmedzí sa spotreba papiera najmä v prípade dlhých dokumentov či potreby viacerých kópií prekladu.

Najčastejšie otázky

Čo je formát ASiC?

ASiC je medzinárodný formát, vytvorený pre účely nariadenia eIDAS, ktorý združuje všetky údaje a parametre o podpísaných súboroch. Je bežne rozšírený na Slovensku a v iných verejných správach v rámci EÚ. Pre bežného používateľa je však priamočiarejšie, keď dostane podpísaný dokument vo formáte PDF/A, prípadne v oboch formátoch.

Po otvorení vyzerá podpisový kontajner takto:

Ako vytvorím podpisový kontajner ASiC?

Ak sa dokument podpisuje prostredníctvom programu Disig Desktop Signer, pred uložením podpísaného súboru je možné zvoliť formát PDF alebo ASiC. Podobnú možnosť poskytujú aj iné softvéry alebo online služby.

Dokument v podpisovom kontajneri ASiC (.asice) následne otvoríte napr. pomocou aplikácie D.Viewer (na stiahnutie tu).

Uznávajú elektronické úradné preklady aj v zahraničí?

Elektronické podpisy sú v súlade s európskym štandardom eIDAS, t.j. sú plne akceptované v rámci EÚ.

Prečo potrebujem časovú pečiatku?

Dokument s elektronickým podpisom (bez časovej pečiatky) obsahuje časový údaj o tom, kedy bol dokument podpísaný. Tento údaj však pochádza zo systémového času počítača, takže nemusí byť úplne presný a navyše sa dá kedykoľvek manuálne zmeniť. Čas určený v časovej pečiatke potvrdzuje tretia nezávislá strana. Je teda objektívny a tým pádom aj dôveryhodnejší. Preto je na overenie elektronického podpisu potrebná aj časová pečiatka.

Časová pečiatka by sa mala k dokumentom pripojiť automaticky pri elektronickom podpisovaní pri použití akéhokoľvek akreditovaného softvéru.

Koľko zaplatím za platenú aplikáciu na podpisovanie EÚP?

Aplikácia Disig Desktop Signer je v cene 86,00 EUR bez DPH (103,20 EUR s DPH), aplikáciu QSign získate za 79 EUR bez DPH (94,80 EUR s DPH). Licencia sa pri oboch aplikáciách viaže na jeden počítač a nie je časovo obmedzená.