Pracovný videohovor: naučíme vás, ako na to!

Tí, ktorým to povaha práce umožňuje, v posledných týždňoch pracujú z domu. Mnoho firiem preto rieši, akými kanálmi nahradí bežnú firemnú komunikáciu.

Nesporným faktom je, že väčšina komunikácie je založená na neverbálnych prejavoch. Komunikácia tvárou v tvár (hoci aj virtuálne) navyše buduje vzájomnú dôveru. Do popredia sa tak čoraz viac dostávajú videohovory. Ako na ne, aby sa z nich nestal boj so zlým zvukom, nekvalitným obrazom a prekrikujúcimi sa účastníkmi?

Ak váš hovor vyzerá podobne ako na videu nižšie, je najvyšší čas, aby ste si prečítali naše rady. 😉

Príprava videohovoru – potrebná technika a vhodné prostredie

Pred samotným videohovorom vyskúšajte, či všetko funguje a je nastavené správne – od samotnej aplikácie, cez kameru, mikrofón a slúchadlá až po vhodné okolité podmienky. Kontrolu vykonajte s dostatočným predstihom, aby ste prípadné nedostatky stihli doladiť včas a na meeting nemeškali.   

Uistite sa, že máte stabilné internetové pripojenie. V ideálnom prípade by ste mali mať počítač pripojený na internet prostredníctvom sieťového kábla alebo aspoň umiestnený v dostatočnej blízkosti wifi routera. Komunikácia bude oveľa efektívnejšia, ak nebudete neustále „vypadávať“, sekať a ostatní účastníci namiesto vás neuvidia iba štvorčeky. 

Kameru by ste mali mať vhodne umiestnenú, aby vaša protistrana nevidela iba vaše čelo alebo sa vám nepozerala do nozdier. Kamera by teda nemala byť príliš nízko ani príliš vysoko, či v inom netradičnom uhle. Mala by zachytávať väčšiu časť hornej polovice tela.   

Zvoľte si vhodné prostredie, berte do úvahy povahu videostretnutia. Ak vás čaká obchodný telefonát s klientom, prostredie by malo byť skôr pracovné (napr. skrinka s knihami a hoci aj obyčajná prázdna stena). Ak telefonujete na menej formálnej úrovni, napríklad s kolegami a doma máte na prácu obmedzené možnosti, kolegovia určite pochopia, ak budete napríklad v kuchyni. Tak či onak platí, že vo vašom okolí má byť poriadok. Pred videohovorom si skontrolujte, čo všetko druhá strana na kamere uvidí a zo záberu odstráňte čokoľvek, čo tam nepatrí.  

Pozor si dajte aj na správne svetlo v miestnosti – nemali by ste sedieť v protisvetle ani v prílišnom šere. Ideálne je denné svetlo doliehajúce zboku. 

Dôležité je aj oblečenie. Práca z domu láka obliecť si obľúbené vyťahané tričko a pohodlné tepláky. Na videohovory by ste sa však mali obliecť o niečo formálnejšie, do neutrálnych farieb. Čierna alebo biela farba môžu spôsobiť, že im kamera prispôsobí jas obrazu. Vyhnite sa aj komplikovaným vzorom ako štvorčeky, pásiky či tzv. kohútia stopa. Nezabudnite zvoliť aj vhodnú spodnú časť odevu. 🙂 

Príprava videohovoru – obsah a účastníci

Aby ste z videokonferencie vyťažili čo najviac, je ideálne vopred si ju naplánovať. Stanovte nielen čas začiatku stretnutia, ale aj jeho konca. Každý účastník si bude môcť naplánovať svoje pracovné aktivity a stretnutie sa zbytočne nenatiahne. Ak naozaj potrebujete doriešiť dôležité detaily, vždy môžete stretnutie predĺžiť, prípadne zostať v spojení iba s potrebnými ľuďmi.

Do pozvánky pre účastníkov v krátkosti uveďte stručnú agendu, aby sa mohli pripraviť. 

Nepozývajte zbytočne veľa účastníkov. Spojte sa iba s ľuďmi, ktorých sa daná vec týka. Získané informácie budú relevantnejšie a navyše nepreťažíte internetové pripojenie.

Pre plynulejší priebeh určite zodpovednú osobu, ktorá meeting povedie. Zabránite odklonom od hlavnej témy a minimalizujete situácie, kedy budú v jednej chvíli rozprávať všetci naraz alebo naopak, ostane ticho. 

Etiketa pracovného videohovoru

Je dôležité, aby ste sa počas videohovoru správali rovnako, ako v prípade osobných stretnutí. To znamená:
– keď rozprávate, pozerajte sa do kamery (= na účastníkov hovoru) a
– plne sa sústreďte iba na hovor, vypnite/minimalizujte e-maily, skype, zvuk na mobile, notifikácie a akékoľvek iné rušivé elementy.

Nielenže je nevhodné, ak protistrana vidí, že sa venujete inej aktivite, ale ťukanie do klávesnice v spojení s citlivosťou mikrofónu znie, ako by si ďateľ snažil vyďobať domov rovno vedľa vašej hlavy.

Keď už sme pri rušivých zvukoch – na videohovory sa dnes pripájame prevažne z našich domovov, kde neželaným zvukom niekedy jednoducho nezabránime. Či už je to štekajúci pes, smejúce sa deti alebo sused, ktorý sa rozhodol pre kompletnú prerábku bytu. Treba sa riadiť zlatým pravidlom videokonferencií: ak práve nerozprávate, vypnite si mikrofón. 

Ustriehnuť by ste si mali aj krátke ústne prejavy ako „mhm“, „ok“, „áno“, ktorými potvrdzujete, že protistranu vnímate. Počas videohovoru často dochádza k miernemu oneskoreniu prenosu a tieto prejavy pôsobia skôr rušivo, než slušne. Nahradiť ich môžete jemným pokývaním hlavy či mimikou tváre. 

Tiež je vhodné dohodnúť si s účastníkmi signál – napríklad zdvihnutie ruky – ktorým ostatným dáte najavo, že si chcete vziať slovo. (Ak sa tak stane, nezabudnite si opäť zapnúť mikrofón.)

Ako vyťažiť z videokonferencií ešte viac?

Technológie sa prispôsobujú ľuďom a ich potrebám, nie naopak. Preto aplikácie na videohovory disponujú mnohými užitočnými funkciami.

  Na efektívne zdieľanie informácií môžete priamo v aplikácii využiť zasielanie súborov, zdieľanie obrazovky, písanie poznámok či použiť četovacie okno.

  Praktickou funkciou je nahrávanie videohovorov. Môžete sa k nim spätne kedykoľvek vrátiť alebo ich poskytnúť osobám, ktoré sa stretnutia nezúčastnili.

  Ak mávate meetingy pravidelne, stačí do kalendára pridať odkaz na videohovor. Účastníkom pred stretnutím automaticky príde pripomienka, stačí už len kliknúť na odkaz, aby sa pripojili. Nie je potrebné nastavovať hovory a pozývať účastníkov zakaždým nanovo. 

  Zobrazenie účastníkov si vyberiete podľa vašej preferencie. Môžete vidieť iba osobu, ktorá práve hovorí. Praktickejšie je vidieť všetkých naraz – lepšie tak odhadnete, ak sa napríklad niekto chystá prehovoriť.

  K videohovoru sa môžete pripojiť z rôznych zariadení a miest.

 

Zapojili ste aj vy videohovory do bežných pracovných aktivít? Aké vtipné situácie počas nich zažívate? Napíšte nám do komentárov.