Business etiketa: Poznáte základné pravidlá obchodných stretnutí?

Aj napriek tomu, že v dnešnej dobe sa mnohé biznis záležitosti riešia cez online platformy, majú osobné stretnutia stále veľký zmysel. Hlavne keď ide o významný obchod. Aby prebehli hladko a splnili očakávania oboch strán, mali by ste sa pri nich držať niekoľkých základných pravidiel. Prinášame vám prehľad najdôležitejších bodov biznis etikety, týkajúcich obchodných stretnutí.

Cieľ obchodného stretnutia

Myslite na to, že úlohou biznis stretnutia je lepšie spoznať obchodného partnera a dohodnúť s ním podstatné aspekty spolupráce. Práve preto sa pri ňom treba držať striktnejších pravidiel, ako v prípade klasických neformálnych posedení s kolegami alebo priateľmi. Aby ste neplytvali vaším časom a časom pozvaného, vopred si dobre premyslite, čo budete na stretnutí riešiť a aký je jeho cieľ.

Kde organizovať obchodné stretnutia?

Univerzálne miesto na obchodné stretnutia neexistuje. Všetko závisí od konkrétnych okolností. Pokiaľ potrebujete prebrať vážne a dôverné témy, uprednostnite uzatvorenú kanceláriu alebo zasadačku vo vašich priestoroch. Naopak, v prípade prvých stretnutí, ktorých cieľom je len lepšie spoznať potenciálneho partnera, môže byť dobrou voľbou kaviareň alebo pokojná reštaurácia.

Nezabúdajte: Neriskujte nové podniky, s ktorými nemáte skúsenosti. Stavte na istotu a pozvite vášho obchodného partnera do reštaurácie alebo kaviarne, ktorú dobre poznáte. Uprednostňujte podniky, kde bežne nebýva veľmi veľa ľudí a kam často nechodia rodičia s malými deťmi. Vyhnete sa tak hluku a pokazeniu celej atmosféry stretnutia.

Pozvánku pošlite s dostatočným predstihom

Pri dohadovaní času a miesta stretnutia sa opýtajte svojho obchodného partnera, čo by mu vyhovovalo najviac. Ponúknite mu 3 rôzne časy, ktoré by boli z vašej strany najlepšie. Stretnutia 1:1 je dobré dohadovať aspoň 3 dni vopred, ak pozývate viacero hostí, platí zásada, že pozvánku posielajte týždeň vopred.

Keď sa dohodnete na čase a mieste, obchodnému partnerovi pošlite e-mailom pozvánku, v ktorej bude uvedené miesto stretnutia, čas a predpokladané trvanie. Zahrnúť do nej môžete aj niekoľko bodov, ktorým témam sa chcete na stretnutí venovať, aby sa druhá strana mohla pripraviť.

Naša rada: Pozvánky na stretnutia môžete posielať cez Google Calendar. Mnohí ľudia ho majú prepojený aj so svojím kalendárom v smartfóne, takže stretnutie sa do neho automaticky zaznačí a s určitým predstihom im príde upozornenie, aby na neho nezabudli.

Ktoré časy sú vhodné na organizovanie stretnutí?

Vo všeobecnosti platí, že obchodné stretnutia nie je dobré organizovať v pondelok doobeda alebo v piatok poobede. Najlepším dňom je utorok alebo streda. Ak pozývate na pracovný obed, stretnutie môžete naplánovať v časovom rozmedzí od 11:30 do 14:00. Stretnutie v kaviarni alebo kancelárii je dobré plánovať okolo 15:00.

Šťastie praje pripraveným

Preto si nezabudnite pripraviť, o čom chcete s druhou stranou diskutovať. V závislosti od cieľa stretnutia to môže byť len pár bodov v zápisníku či v mobile alebo brožúra, či prezentácia.

Je vhodné mať po ruke zápisník, či zariadenie, kam si zapíšete prípadné poznámky. Do tašky si pribaľte aj vizitky.

Ak zo stretnutia vyplývajú nejaké úlohy, na záver si ich zopakujte a zapíšte. Dôležité je vedieť, kto, čo a dokedy má splniť.

Tip: Či už ide o pracovné úlohy alebo na stretnutí padla akákoľvek dohoda, je vhodné najdôležitejšie body účastníkom stretnutia poslať aj mailom. Ideálne v rovnaký deň, ako sa stretnutie uskutočnilo.

Na stretnutie nemeškajte

Ak ste vy ten, kto pozýva, na miesto stretnutia príďte aspoň 10 – 15 minút vopred. Časovú rezervu oceníte aj v prípade nepredvídaných okolností. Pozvaný by mal prísť presne načas alebo najneskôr 5 minút po dohodnutom čase. Pokiaľ ste pozvaný a viete, že budete meškať, napíšte pozývajúcemu SMS, aby vedel, že prídete neskôr. Po príchode postačí ospravedlnenie. Dôvod meškania uveďte, ak sa vás druhá strana opýta. V tomto prípade však tiež buďte struční. Čas na stretnutie sa už aj tak skrátil, využite ho radšej efektívnejšie.

Telefón. Áno alebo nie?

Pred stretnutím si na telefóne aktivujte tichý režim a dajte si ho mimo dohľad, aby vás nerušil notifikáciami. Venujte 100 % pozornosti svojmu obchodnému partnerovi.

Ak potrebujete použiť telefón, napríklad na zápis poznámok zo stretnutia, druhej strane to v krátkosti objasnite.

Reč a reč tela ako nerozluční spojenci

Váš verbálny i neverbálny prejav by mal pôsobiť sebavedomo, presvedčivo, ale predovšetkým prirodzene. Iba tak vzbudíte u obchodného partnera dôveru.

Rozhovor by sa mal (v závislosti od vášho vzťahu s obchodným partnerom) viesť vo formálnejšom duchu. Formálnosť však neznamená odmeranosť.

Používajte skôr spisovný jazyk a hovorte zreteľne, nahlas a primeraným tempom.

Neverbálna komunikácia by mala podčiarkovať verbálnu. Dbajte na otvorenú reč tela – vyhýbajte sa prekrižovaniu nôh, rúk, prípadne ležérnemu posedu. Obchodnému partnerovi tak signalizujete, uzavretosť, nezáujem až znudenosť. Prílišné nakláňanie sa k partnerovi a vstupovanie do jeho osobného priestoru tiež nie je na mieste.

Existuje viacero techník, ako sa na stretnutie pripraviť z hľadiska verbálnej a neverbálnej komunikácie.

Kto platí?

Pred obchodným stretnutím v reštaurácii alebo kaviarni by mal pozývajúci dať jasne najavo, že pozýva. Pre pozvaného je to automaticky znak, že platí pozývajúci. Čo sa týka voľby jedla alebo nápoja, ako pozvaný sa držte výberu pozývajúceho. Ak si objedná len nápoj alebo zákusok, spravte tak aj vy. Naopak, keď si dá obed alebo večeru, objednajte si aj vy plnohodnotné jedlo.

V ďalšej časti seriálu o business etikete sa pozrieme na správne zoznamovanie. Aby vám nič neuniklo, sledujte nás na sociálnych sieťach (Facebook, Instagram, LinkedIn) alebo sa prihláste na odber newslettra.