Ako správne písať formálne e-maily v angličtine

V minulom článku o písaní pracovných e-mailov sme si ozrejmili niekoľko základných pravidiel e-mailovej komunikácie v slovenčine. Kým každodenné písanie e-mailov v rodnom jazyku je takmer pre každého úplnou samozrejmosťou, mnohí z nás tieto e-maily píšu denno-denne aj v angličtine. Skutočnosť, že nie sme rodení hovoriaci anglického jazyka nás pritom nijako neospravedlňuje, a preto by sme nemali zabúdať na rešpektovanie pravidiel formálnych e-mailov písaných v angličtine.

Všeobecné pravidlá už poznáte

Sú totiž rovnaké ako v slovenčine. Dokonca by sme mohli povedať, že platia takmer pre každý pracovný e-mail, bez ohľadu na jazyk, v ktorom komunikujeme. Stručne si ich pripomeňme:

• Vždy vypĺňame predmet správy. Ten by mal charakterizovať jej celkový obsah.
• E-mail začíname oslovením.
• Dbáme na to, aby bola naša správa stručná, jasná a prehľadná. Písaním krátkych a nekomplikovaných viet znižujeme riziko, že sa pomýlime, čo sa pri písaní v cudzom jazyku naozaj zíde.
• Gramatické chyby, nadbytočné výkričníky, emotikony a ani písanie textu veľkými písmenami do e-mailu nepatria.
• Každý formálny e-mail ukončujeme zdvorilostnou formulou, pozdravom a podpisom.

Mr., Mrs., Ms.,...

Hoci to znie jednoducho, zaseknúť sa môžeme hneď pri výbere vhodného oslovenia. V angličtine najčastejšie používame oslovenie vo forme Dear + titul + priezvisko adresáta, pričom pod titulom rozumieme:

• Mr. (pán),
• Mrs. (pani),
• Miss (slečna),
• prípadne Ms. (ak si nie sme istí, či žena uprednostňuje oslovenie pani alebo slečna).

Na rozdiel od slovenčiny píšeme tieto tituly skratkami a nikdy nie celým slovom. Výnimkou sú tituly ako Professor, Judge a pod. V prípade, že meno adresáta nepoznáme, môžeme použiť neutrálne oslovenie To whom it may concern alebo Dear Sir or Madam. Pozdravy typu Hello, Hey a Hi vo formálnych e-mailoch nepoužívame.

Za oslovením píšeme, rovnako ako v slovenčine, čiarku a následne vynecháme voľný riadok.
Pozor: Text e-mailu po oslovení v angličtine začíname veľkým písmenom.

Oslovenie mám, čo ďalej?

Úvodné formulácie nám v slovenčine prechádzajú do prstov takmer automaticky. V angličtine však občas tápame, ako správne sformulovať úvod e-mailu.

Ak chceme nadviazať na predchádzajúcu komunikáciu, môžeme použiť vety ako

• „Thank you for contacting us”,
• „Thank you for your prompt reply” alebo
• „Thanks for getting back to me”.

Samozrejme, vždy záleží od toho, na čo reagujeme, no poďakovanie je správnym spôsobom, ako formálny e-mail čo najlepšie začať.

V prípade, že e-mail nie je odpoveďou na nijakú predošlú správu, vhodnými formuláciami sú napríklad

• „I am writing to enquire about…” alebo
• „I am writing in reference to…”.

Nezabúdajme však, že e-mail by mal byť stručný a jasný, takže spomíname skutočne len to najdôležitejšie.

Aj stručnosť má svoje hranice

V prípade angličtiny je dôležité pripomenúť, že formálny e-mail by mal obsahovať formálnu angličtinu. Angličtina je totiž typická používaním najrôznejších stiahnutých tvarov (I’m namiesto I am) či skratiek (ICYMI = In case you missed it). V správne napísanom pracovnom e-maile by sme sa mali práve týmto veciam vyvarovať. To, že dbáme na stručnosť, totiž nijako nevylučuje používanie kompletných viet so správnou interpunkciou, bez slangových či príliš neoficiálnych slov a slovných spojení.

Zdvorilosť aj v závere

Na záver e-mailu nezabúdajme na zdvorilostnú formulu. V závislosti od obsahu e-mailu môžeme použiť vety

• „Thank you for your patience and cooperation”,
• „Thank you for your consideration”,
• „If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” či
• „I look forward to hearing from you”.

Úplné ukončenie e-mailu v angličtine je skutočne veľmi jednoduché. Slovenské „S pozdravom” môžete v angličtine nahradiť frázami

• „Best regards“,
• „Kind regards“ alebo
• „Sincerely“,

za ktorými nasleduje meno odosielateľa – teda naše meno. V prípade, že nepoznáme meno adresáta, je vhodné použiť frázu Yours faithfully.

Overujte, googlite

Nikdy nie je na škodu prečítať si pár vzorových e-mailov, ktoré nájdeme na internete. Akékoľvek slovné spojenie, či vetnú konštrukciu, ktorou si nie sme istí, môžeme jednoducho zadať do Google, aby sme si overili, či je správna. Nie je to síce stopercentná kontrola správnosti, ale ak nenájdeme ani jediný výskyt daného spojenia, môžeme si byť istí, že by sme vetu mali radšej preformulovať.

Takéto overovanie možno zo začiatku zaberie viac času než písanie samotného e-mailu, ale časom si mnohé veci osvojíme a s každým ďalším e-mailom nám pôjde písanie rýchlejšie. Okrem toho sa môžeme vždy niečo nové dozvedieť, a to predsa nikdy nie je na škodu. Na škodu by bol neprehľadný, nejasný a nesprávne napísaný e-mail s kopou zbytočných chýb.

Ak potrebujete odoslať mimoriadne dôležitý e-mail v angličtine, ktorý nesmie obsahovať žiadne chyby, pokojne sa na nás obráťte so žiadosťou o preklad či korektúru.