Ako správne delegovať? Zefektívnite svoju prácu a napredujte rýchlejšie

Workoholizmus, pracovné preťaženie, ba až vyhorenie. V dnešnej dobe nič nevídané. Jedným zo spôsobov, ako tomu predísť, je prácu delegovať.

Mať kolegu či zamestnanca, na ktorého sa môžete 100 % spoľahnúť, znie ako splnený sen. Koľkokrát ste však úlohy radšej urobili sami, pretože to „viete lepšie, rýchlejšie“ a „nemáte čas vysvetľovať a všetko prerábať“?

Delegovanie však môže priniesť mnoho pozitív, ak viete, ako na to. Na čo všetko dbať a ktoré zásady dodržiavať?

Čo je delegovanie?

Delegovať znamená preniesť niektoré právomoci na iné osoby alebo spoločnosti.

Delegovanie len málokedy prichádza automaticky. Je to zručnosť, ktorú sa treba naučiť.

Kedy je dobré delegovať?

Jednoznačná odpoveď na túto otázku neexistuje. V prvom rade je dôležité zvážiť, koľko námahy, času a financií vás stojí vykonávanie určitých činností. Pokiaľ cítite, že svoje kapacity by ste vedeli využiť lepšie ako danými činnosťami, ideálnym riešením je delegovať ich na iného človeka alebo spoločnosť.

Príklad: Predstavte si, že potrebujete vo firme prekladať nejaké dokumenty. Ak by ste si ich preklad zabezpečovali svojpomocne alebo vlastnými spolupracovníkmi, pravdepodobne by vás to stálo veľa času, námahy a možno by ste nedostali efektívne výsledky. Naopak, keď preklady delegujete na profesionálnu spoločnosť, získate viac času, špičkové výsledky a môžete sa radšej venovať tomu, v čom sa naozaj vyznáte. 

Základné zásady delegovania

Aby delegovanie bolo efektívne a splnilo vaše nároky, mali by ste dbať na niekoľko základných pravidiel.

Zbavte sa obáv

Azda najväčšou prekážkou delegovania je pocit, že vy ste jediný človek, ktorý dokáže vykonať nejakú prácu 100 % správne. Je dôležité uvedomiť si, že s veľkou pravdepodobnosťou sú na svete ďalší ľudia schopní dané činnosti spraviť rovnako dobre (možno dokonca aj lepšie, ale psst).

V tomto prípade je najlepším riešením začať delegovať jednoduché činnosti, ktoré nevyžadujú veľa skúseností a špecifických zručností. Postupne sa tak zbavíte obáv a neskôr budete otvorení aj delegovaniu náročnejších úloh.

Definujte, na koho budete prácu delegovať

Aktivity delegujte na ľudí, ktorí majú požadované zručnosti a skúsenosti. V opačnom prípade hrozí, že výsledky nebudú zodpovedať vašim požiadavkám, delegovanie sa vám znechutí a v budúcnosti ho nebudete chcieť opätovne využívať.

Zamyslite sa nad tým, aké znalosti a skúsenosti dané činnosti vyžadujú, a nájdite si ľudí alebo spoločnosti, ktoré nimi disponujú.

Náročné úlohy delegujte na spolupracovníkov, ktorí majú pre firmu vysokú hodnotu, napríklad majú špeciálne zručnosti, dokonale poznajú pozadie firmy alebo si s ľahkosťou poradia s každou úlohou.

Jednoduché a opakujúce sa úlohy môžete delegovať na juniornejších spolupracovníkov, prípadne takých, ktorých môžete ľahko nahradiť.

Ak ste s výsledkami spokojní, nebojte sa delegovať stále o niečo náročnejšie úlohy. No uistite sa, že na ne vyhradíte dostatok času.

Delegovaniu venujte čas

Na začiatku si delegovanie vyžaduje väčšiu časovú investíciu. No ak v úvode spravíte všetko poctivo, ušetrí vám to v budúcnosti kopec času i starostí.

V prvom rade podrobne vysvetlite, čo očakávate, a stanovte:

• výsledok danej úlohy,
• priority,
• termín splnenia, prípadne periodicitu pri opakujúcich sa úlohách.

Následne pripravte potrebné softvéry, prístupy či referenčné súbory. Kontrolnými otázkami si overte, či druhá strana správne rozumela zadaniu. Najmä zo začiatku buďte k dispozícii pre prípadné otázky a priebežne kontrolujte pokrok.

Na čo si dať pri delegovaní pozor

Ak sa rozhodnete delegovať, mali by ste vedieť nie len ako to robiť, ale aj ako to NErobiť.

Nedelegujte všetko iba obľúbencom

Dajte si pozor, aby ste nespadli do delegovania úloh len tým spolupracovníkom, s ktorými ste na „rovnakej vlnovej dĺžke“. Iste, spolupráca s nimi prebieha hladko, no môžete ich veľmi ľahko preťažiť. Nebojte sa rozšíriť si obzory. Budete príjemne prekvapení.

Prispôsobte náročnosť úloh

Náročnosť úloh by mala zodpovedať skúsenostiam a seniorite. Ak zadáte nováčikovi priveľmi náročnú úlohu vedie to k demotivácii, frustrácii a výstup s veľkou pravdepodobnosťou nebude na požadovanej úrovni.

Podobne aj príliš jednoduché úlohy delegované skúsenejším spolupracovníkom budú mať demotivujúci dopad a taktiež môžu nadobudnúť pocit, že ich práca nie je docenená.

Dohliadnite, kam vedie reťaz delegovania

Ak úlohu delegujete, môže sa stať, že daná osoba ju posunie ešte ďalej. Preto dohliadnite, aby všetky osoby s oprávnením delegovať, vedeli, ako na to. Budete mať väčšiu istotu, že koncový článok bude spoľahlivý.

Vyhnite sa mikromanažmentu

Jednou z najčastejších chýb pri delegovaní je snaha o mikromanažment. Vyhýbajte sa prehnanému kontrolovaniu a zbytočnej komunikácii. Dajte druhej strane priestor, aby pracovala na zadaní a počkajte si na výsledok. Dôverujte. Druhá strana môže prísť s lepším riešením či efektívnejším postupom.

Nedostatok spätnej väzby

Dôverovať však neznamená, že nemôžete dávať spätnú väzbu alebo pripomienky.

Keď dostanete výsledok, skontrolujte si ho a následne druhej strane poskytnite konštruktívnu spätnú väzbu. Na základe nej bude spolupráca rýchlejšie napredovať a s postupom času budete dostávať čoraz lepšie výsledky, ktoré budú dokonale zodpovedať vašim požiadavkám.

Výhody delegovania

Ak ste delegovanie nastavili správne, môžete ťažiť hneď z niekoľkých benefitov.

• Zefektívnenie práce.
• Viac času na strategické aktivity.
• Zvýšenie zastupiteľnosti.
• Rozvoj spolupracovníkov, zvyšovanie kvalifikácie.
• Dôvera v spolupracovníkov zvyšuje ich lojálnosť voči firme.
• Vyššia spokojnosť a motivovanosť spolupracovníkov.
• Lepšie zdieľanie informácií.
• Work-life balance.

Naučiť sa efektívne delegovať nie je vždy jednoduché a obvykle to netrvá deň alebo dva. Avšak, keď sa vám to podarí, získate množstvo cenných výhod. Budete mať viac času, dokážete rýchlejšie napredovať a dosahovať vytýčené ciele.