6 rád ako písať formálne e-maily

E-maily sú v dnešnej dobe samozrejmosťou, ba priam nevyhnutnosťou a pre mnohých z nás je písanie pracovných e-mailov každodennou rutinou. E-maily píšeme automaticky podľa našich zaužívaných zvyklostí a často sa ani nezamýšľame nad správnosťou formálnych náležitostí.

Možno si to neuvedomujeme, ale (ne)správne napísaný pracovný e-mail je vizitkou nás i firmy, ktorú reprezentujeme. Ako teda e-maily písať správne?

Predmet e-mailu ako identifikácia

V prvom rade nezabúdajme na predmet e-mailu, resp. správy. Ten príjemcovi umožní náš e-mail lepšie identifikovať, odhadnúť, čoho sa týka či spätne dohľadať. Vhodný predmet e-mailu nie je príliš dlhý a obsahuje kľúčové slová alebo slovo charakterizujúce celú správu.

Bez oslovenia to nejde

E-mail začíname pozdravom a oslovením, za ktorým vždy píšeme čiarku. V texte ďalej pokračujeme malým písmenom, pretože tvorí s oslovením jednu vetu a od oslovenia ho oddeľujeme vynechaným riadkom. Vďaka vynechanému riadku medzi oslovením a samotným textom je e-mail prehľadnejší.

Oslovenie v e-maile by mohlo vyzerať napríklad takto:

Jednoduchosť a stručnosť sú kľúčom k úspechu

Prehľadnosť je v každom e-maile naozaj dôležitá. V dlhej správe sa totiž príjemca ľahko stratí alebo, čo je ešte horšie, nevšimne si niektorú podstatnú informáciu. Mali by sme preto používať skôr jednoduché vety, vyjadrovať sa stručne a text e-mailu formálne členiť – rozdeliť vety, vytvoriť odseky alebo napríklad na zoznam úloh použiť odrážky. Správa tak bude oveľa zrozumiteľnejšia.

Slovenčina naša každodenná

Samozrejmosťou pri písaní pracovných e-mailov je vyvarovať sa gramatických chýb. Odporúčame preto prečítať si po sebe e-mail niekoľkokrát, prípadne urobiť automatickú kontrolu pravopisu.

Pravopis slova e-mail

Azda najčastejšou chybou býva samotné skloňovanie slova e-mail. Dlho platilo, že v lokáli jednotného čísla má toto slovo spisovný tvar „v e-maile“. V najnovších slovníkoch už nájdete dvojtvar „v e-maili/v e-maile“. V žiadnom prípade nie „v e-maily“!

Aj samotné slovo e-mail je pre mnohých mätúce. E-mail, email či mail – všetky sú gramaticky správne. Viac o spisovnej slovenčine nájdete v rubrike Lexika spisovne.

Vykanie v e-maile

Večnou dilemou býva tiež písanie zámen a vykanie. Podľa Pravidiel slovenského pravopisu píšeme v liste či inej korešpondencii na znak úcty tvary zámen Ty/Tvoj, Vy/Váš vždy s veľkým začiatočným písmenom, bez ohľadu na to, či je adresátom jedna osoba, ktorej tykáme (Ty, Tvoj) alebo vykáme (Vy, Váš), alebo či je adresátom viac osôb (dvojica, kolektív – takisto Vy, Váš).

Ak píšeme e-mail pánovi Slovákovi, správne vykanie vyzerá takto:

 

S diakritikou alebo bez?

Odlišujú sa aj názory na to, či písať e-maily s diakritikou alebo bez nej. Hoci si niekto na diakritiku nepotrpí, pretože e-mail považuje len za formu rýchlej a efektívnej komunikácie, text s diakritikou je jednoznačne zrozumiteľnejší, dôveryhodnejší a urobí lepší dojem.

Pozor si treba dať aj na používanie výkričníkov. Tie sa vo všeobecnosti neodporúča používať, pretože e-mail môže pôsobiť negatívne. Rovnako negatívne môže pôsobiť aj písanie celej správy alebo jej časti veľkými písmenami.

Slovo na záver

Ako ukončiť e-mail? Na zdvorilostné formuly, ktoré sú znakom slušnosti, nesmieme zabúdať ani v závere e-mailu. Môžeme použiť celú vetu, za ktorú dávame bodku, alebo použijeme jednoduchú formulu, napríklad „S pozdravom“, za ktorú nekladieme ani bodku, ani čiarku.

Za zdvorilostnú formulu doplníme už len náš podpis, aby nás prijímateľ mohol ľahko identifikovať. V prípade pracovných e-mailov je vhodné podpis doplniť o kontaktné údaje (telefónne číslo, adresa, názov firmy...). Druhá strana tak hneď zistí, kde a ako nás môže zastihnúť.

Aká by mala byť štruktúra e-mailu?

Už sme to načrtli, no pre istotu si to ešte raz zopakujme. Formálny (i neformálny) e-mail by mal mať takúto štruktúru:

• Úvod – sem patrí oslovenie. Ak sa s adresátom nepoznáte, je vhodné v krátkosti sa predstaviť. Ak sa poznáte, resp. pokračujete v predošlej komunikácii, môžete nadviazať krátkou úvodnou vetou (napr. poďakovať za odpoveď, novú požiadavku či telefonát).
• Jadro – stručne a jasne popíšte, prečo e-mail posielate.
• Záver – obsahuje pozdrav, podpis (celé meno) a kontaktné údaje.

V tomto článku sme sa zamerali na písanie formálnych e-mailov v slovenčine. Ako zvládnuť písanie e-mailov v angličtine zistíte v ďalšom článku. A pozreli sme sa aj na to, ako si poradiť s anglickými skratkami v e-mailoch.

Napriek tomu, že je e-mail predovšetkým prostriedok rýchlej komunikácie, vždy by sme si na jeho písaní mali dať záležať. Stačí pritom rešpektovať len pár pravidiel a ľudia si určite všimnú a ocenia náš prístup.